Dari materi oleh:
Kevin J Murphy
Effective
Listening Institute
http://www.indodigest.com/indonesia-special-article-48.html
"Tuhan
memberi kita dua telinga dan satu mulut, supaya kita mendengar dua kali lebih
banyak daripada berbicara."-- N.N. --
"When I am getting ready
to reason with a man, I spend one-third of my time thinking about myself and
what I am going to say and two-thirds about him and what he is going to
say."-- Abraham Lincoln --
Pernahkan Anda mendengar ini:
"Pembicara yang baik adalah pendengar yang terbaik."?
Mendengar, ternyata
bukan hanya "masuk kiri keluar kanan" atau sebaliknya. Mendengar ternyata
benar-benar mencoba memahami apa yang dikatakan orang lain. Mendengar adalah
sebuah proses serius yang tidak bisa dilakukan hanya dengan mengandalkan
kebiasaan, refleks atau insting. Mendengar adalah upaya untuk menghubungkan
titik-titik yang kadangkala menyatakan pesan-pesan yang
tersembunyi.
Stephen Covey si pengarang "Seven Habits" itu, mengungkapkan
"most people do not listen with the intent to understand; they listen with the
intent to reply". Mendengar dengan lebih baik secara nyata akan membuka
kemungkinan munculnya berbagai peluang baru.
Anda mungkin mengalami
penyakit kesulitan mendengar. Berikut ini adalah intisari dari sebuah buku
berjudul "Back-To-Basics Listening" karangan Kevin J Murphy yang juga menulis
buku "Effective Listening". Ia adalah seorang pentolan dari Effective Listening
Institute.
Ada lima kendala dalam proses
mendengar. Semua kendala ini akan menjadikan proses mendengar menjadi tidak
efektif. Kelima kendala itu adalah:
- Preoccupation
- Preconceived
ideas
- Talking too much
- Thinking of responses, dan
- A lack of
interest.
Proses mendengar akan menjadi lebih efektif jika kita berhasil
mengatasi kendala-kendala di atas. Kendala-kendala itu bisa muncul
sendiri-sendiri, gabungan atau
bersama-sama.
PREOCCUPATION
Preoccupation atau preokupasi,
adalah situasi di mana seseorang sedang "sibuk" dengan sebuah urusan lain yang
tidak secara langsung berhubungan dengan topik pembicaraan. Sebagai contoh,
kondisi ini bisa dialami oleh seorang istri yang ditanya suaminya tentang urusan
sekolah anak sementara sang istri itu sedang memelototi film India kesukaannya.
Atau, kondisi ini juga bisa dialami oleh seorang rekan kerja yang tengah sibuk
mengetik proposal penjualan kemudian ditanya tentang di mana letak ordner
penjualan bulan lalu.
Kendala ini berakar pada kekhawatiran alamiah kita
berkaitan dengan sesuatu yang harus dikerjakan atau harus diselesaikan. Pada
dasarnya, ketidakmampuan kita untuk bersikap rileks dan tetap berkonsentrasi
pada saat yang sama akan memunculkan hambatan untuk berfokus pada realitas "di
sini" dan "saat ini". Apa yang terjadi dalam situasi ini barulah sebuah proses
"mendengar" dan sama sekali belum "menyimak".
Preokupasi adalah kendala
terbesar dalam proses mendengar. Beberapa studi menunjukkan bahwa 40% dari waktu
kita digunakan untuk memikirkan masa lalu, 40% untuk memimpikan berbagai
kejadian di masa depan dan hanya 20% untuk berfokus pada situasi
sekarang.
Preokupasi adalah juga sebuah fenomena pelarian sementara dari
realitas atau kenyataan.
Dalam situasi yang menekan, kita akan cenderung
tenggelam dalam mengingat-ingat masa lalu yang lebih indah dan
nikmat.
Kendala ini hanya bisa diperbaiki apabila kita memahami fakta
tentang kecenderungan setiap orang untuk terpeleset ke dalam keadaan yang
setengah melantur.
Jika anda mengalaminya, kendala ini bisa diatasi
dengan beberapa teknik berikut:
1. Lupakan. Bila sesuatu itu tidak
terjadi sekarang dan di sini, dan kita tidak bisa menyentuh, merasakan atau
memperbaikinya - lupakan saja. Itu sudah terjadi dan tidak bisa kembali lagi.
Jika itu memang buruk, petik saja hikmahnya dan perbaiki di masa depan. Jangan
buang waktu berjam-jam hanya untuk menebak-nebak. Jika Anda tetap memaksa, maka
hal itu hanya akan meningkatkan gejala preokupasi dan menambah
frustrasi.
2. Bangun rutinitas. Ketidakpastian di masa depan akan
menciptakan kekhawatiran. Ciptakan rutinitas untuk mengurangi beban selalu
mengingat-ingat apa yang harus dikerjakan dan kapan mengerjakannya. Cobalah
implementasikan hal ini secara harian.
3. Don't sweat the small stuff
(Anda mungkin pernah membaca sebuah buku dengan judul ini). Jika mobil Anda
sudah tidak pernah dicuci sejak dua bulan yang lalu, ya sudah biarkan saja.
Berfokuslah pada hal-hal lain yang jauh lebih penting.
4. Delegasikan.
Usahakan orang lain ikut ambil bagian dalam menyelesaikan tugas Anda. Ini akan
meringankan beban mental Anda.
5. Buat catatan. Mengingat segala sesuatu
sampai ke hal-hal yang kecil adalah beban berat. Sediakan selalu buku kecil atau
post-it di dekat Anda untuk keperluan mencatat.
6. Ambil nafas panjang,
rileks dan tersenyumlah. Berbagai hal jarang sekali lebih serius daripada apa
yang terlihat. Berbagai masalah biasanya lebih berat di kepala daripada di
pundak. Dengan hal seremeh ini, kemampuan Anda dalam mendengar akan seratus kali
lebih efektif.
PRECONCEIVED IDEAS
Gejala inilah yang
melahirkan istilah "pikiran sempit atau cetek", "keras kepala" atau "masuk kiri
keluar kanan" atau malah "otak udang" dan "otak di dengkul". Preconceived ideas
adalah berbagai ide dan gagasan atau pemahaman yang sudah terlanjur mendominasi
pemikiran seseorang. Kendala ini mengakibatkan munculnya penolakan terhadap
berbagai input baru ke dalam pemikiran. Kendala ini juga berhubungan dengan ego,
rasa tidak nyaman dan kemalasan.
Gejala yang bisa dilihat dari keberadaan
kendala ini adalah kecenderungan untuk menggeneralisir dan bereaksi tanpa
fakta-fakta yang lengkap. Jelas, hal ini menghambat efektifitas proses
mendengar.
Apa yang terjadi, adalah mendengar akan tetapi tidak menyerap
informasi yang dibutuhkan dan bereaksi dengan tepat. Jika Anda dihinggapi
kendala ini, Anda cenderung tidak suka ditantang dan tidak suka mengubah sikap.
Rasa tidak nyaman yang ada pada diri Anda akan menghambat setiap input yang akan
mempengaruhi atau merubah rasa nyaman Anda. Anda akan cenderung tidak bisa
diakses dan tidak sabaran. Teknik mengatasinya adalah sebagai berikut:
1.
Berhentilah mengkhawatirkan apa yang dipikirkan orang tentang Anda dan mulailah
mengkhawatirkan apa yang dipikirkan orang.
2. Sediakan waktu dan
bertanyalah. Lihatlah proses menerima input sebagai suatu proses belajar yang
menyenangkan. Berhentilah memuja status quo. Berhenti mendengar berarti berhenti
belajar.
3. Perlakukan tantangan dan komentar orang lain sebagai
penghargaan. Tidak perlu takut salah. Jika orang tidak menganggap Anda penting,
mereka tidak akan menantang atau berkomentar.
4. Ingatlah bahwa aturan
bisa berubah. Sekalipun Anda sudah pernah menghadapinya, tidak berarti Anda
masih bermain di arena yang sama. Apa yang tidak Anda ketahui bisa melukai Anda.
Segala sesuatu pasti berubah.
5. Berjalanlah agak jauh dengan sepatu
orang lain (Anda mungkin perlu membaca buku Edward De Bono tentang hal ini).
Belajarlah untuk sensitif.
TALKING TOO MUCH
The more you
talks, the less you listen. The more you talks, the less others will listen.
Seseorang yang terlalu banyak berbicara cenderung dilatarbelakangi oleh rasa
bersalah, takut, khawatir, tidak nyaman atau sifat egois. Orang yang talkoholic
merasa bahwa mereka harus bicara, wajib bicara, hanya untuk mendengar dirinya
sendiri berbicara.
Efek samping dari berbicara terlalu banyak adalah
hilangnya dialog yang penuh arti karena pihak lain yang log out. Orang lain
justru akan mengabaikannya. Jika Anda merasa terlalu banyak berbicara, teknik
mengatasinya adalah sebagai berikut:
1. Pikirkan dahulu sebelum
berbicara. Jika tidak, bicara Anda bisa jadi malah membingungkan. Siapkan
kerangka dari poin-poin yang hendak Anda sampaikan. Hindari percampuran
isu.
2. Evaluasi signifikansi dari pernyataan Anda. Jika waktu Anda
sempit, jangan ungkapkan sesuatu dengan berputar-putar.
3. Biarkan orang
lain menguasai forum terlebih dahulu. Anda mendengar, Anda belajar. Dengan
mendengarkan orang lain terlebih dahulu, Anda mungkin akan menemukan bahwa
pemikiran Anda tidak relevan, tidak cocok atau bahkan memalukan. Seorang pegawai
yang akan Anda pecat, jika diberi kesempatan untuk berbicara, mungkin justru
akan mengajukan pengunduran diri. Ongkosnya, bisa jadi jauh lebih
murah.
4. Kendalikan mulut Anda. Mulut Anda harimau Anda. Segelas minuman
di dekat Anda bukan hanya untuk menghilangkan rasa haus. Gelas itu bisa menunda
bicara Anda.
5. Bertanyalah. Pertanyaan yang benar dan relevan akan
mengatakan pada orang lain bahwa Anda menyimak.
6. Biarkan orang lain
jadi bintang panggung. Buatlah orang lain menikmati lampu sorot. Biasakan
sharing dengan orang banyak. Lebih mudah mendengarkan dari banyak orang dari
pada hanya satu mulut yang harus didengarkan.
7. Makin banyak bicara akan
makin banyak mengabaikan. Makin banyak bicara, makin besar kemungkinan salah
omong. Jika ragu, lebih baik diam.
8. Batasi waktu. Jika Anda muncul
kemudian orang lain bersembunyi atau menghindar, itu mungkin tanda bahwa Anda
terlalu banyak berbicara dan kurang mendengarkan. Tunjukkan bahwa Anda punya
prioritas lain. Ciri komunikasi yang sehat adalah seimbangnya proses memberi dan
menerima informasi. Pembicara harus membuat orang lain mendengar dan pendengar
harus membuat orang lain berbicara.
THINKING OF
RESPONSES
Kendala ini sering disebut dengan "bigger fish syndrome",
yaitu kesulitan untuk menjaga kesinambungan pernyataan. Untuk melanjutkan
pernyataan, seseorang biasanya masih dipengaruhi atau diokupasi oleh pernyataan
lawan bicara sebelumnya. Bahaya dari kendala ini adalah dampaknya terhadap ego
dan hubungan baik.
Anda harus mengetahui apakah pernyataan Anda
memperkuat atau malah melemahkan pernyataan Anda yang lain.
Kendala ini
berhubungannya dengan kendala "terlalu banyak berbicara". Maka, Anda harus
mengukur tingkat kepentingan dan relevansi dari setiap pernyataan Anda. Dalam
banyak hal, sindrom "the bigger fish story" akan menciptakan perlombaan bicara
yang menyimpang dari maksud awalnya. Lebih jauh lagi, situasi itu akan
berkembang menjadi percakapan yang "tulalit".
A LACK OF
INTEREST
Kendala ini adalah kendala yang paling susah dijinakkan.
Manusia cenderung mengaitkan sesuatu hanya dengan hal-hal yang dimengerti,
dengan orang atau dengan sesuatu yang bisa memberi manfaat secara pribadi. Jika
sesuatu tidak menarik, Anda cenderung akan mengabaikannya. Padahal, bisa jadi
yang tidak menarik itu dapat merubah nasib Anda.
Adalah lebih mudah untuk
mendengarkan tentang kenaikan gaji atau kenaikan penjualan. Mengapa? Sebab
hal-hal itu memang lebih mudah dimengerti dan mempunyai akibat langsung yang
bisa diukur.
Kendala ini hanya muncul apabila Anda beranggapan bahwa
pesan yang disampaikan, bahkan pengantar pesan itu sendiri, adalah tidak penting
atau tidak relevan.
Jika Anda tidak memiliki ketertarikan, maka Anda
tidak akan mendengarkan. Dan satu hal lagi, itu pasti kelihatan. Sinyal itu akan
menunjukkan bahwa Anda kurang respek terhadap pernyataan orang lain.
Jika
Anda belum bisa berbicara sistematis, atau jika Anda sering mengalami kekakuan
dalam pembicaraan, atau jika Anda sering mengalami keheningan dalam pembicaraan
karena Anda tidak tahu apa lagi yang harus dibicarakan, atau jika Anda sering
berbicara hal-hal yang sebenarnya di luar konteks, teknik mengatasinya adalah
sebagai berikut:
1. Carilah kesamaan dan persamaan. Setiap orang pasti
memilikinya. Hampir semua orang pasti punya anak, pernah bersekolah, punya hobi,
punya keluarga atau mungkin suka berolahraga. Bicaralah tentang semua itu.
Hasilnya, Anda akan semakin akrab.
2. Bertanyalah dalam rangka belajar.
Anda bisa mendalami pemahaman orang lain dengan bertanya. Sekaligus, ini adalah
salah satu cara untuk menemukan kesamaan dan persamaan.
3. Hargai orang
lain sebagai dirinya, jangan pekerjaannya. Artinya, Anda juga perlu menyesuaikan
diri dengan situasi dan kondisi orang lain. Mungkin, Anda adalah seorang
eksekutif puncak. Akan tetapi jika ada kondangan, mungkin Anda harus tetap
memakai batik atau baju koko.
Mendengar ternyata tidak mudah. Tidak
mendengar, Anda tidak belajar. Tidak mendengar dengan lebih baik, Anda tidak
makin pintar.